Centre d'ajuda

Summa Reu és una eina pensada per a entitats, associacions i equips que necessiten coordinar reunions de manera àgil. En un sol lloc pots:

• Proposar dates i recollir la disponibilitat de tothom.
• Convocar la reunió amb la data que millor encaixa.
• Gravar la reunió i obtenir una acta generada automàticament amb intel·ligència artificial.
• Editar, guardar i exportar l'acta com a document de text o afegir-la al calendari.

Tot això sense que els participants hagin de crear cap compte. Només tu, com a responsable de l'entitat, necessites accedir amb contrasenya.

Necessitaràs el nom de la teva entitat, un correu electrònic, una contrasenya segura (mínim 8 caràcters) i una targeta de pagament.

Les teves dades de pagament es gestionen per una plataforma segura i certificada. Summa Reu no emmagatzema dades de targeta en cap moment.

Si passes molta estona sense activitat, veuràs un avís que et permetrà continuar o tornar a entrar. Això protegeix el teu compte.

El tauler és la primera pantalla que veus en entrar. Des d'aquí ho controles tot:

• Votacions actives: veuràs una llista de totes les votacions creades, amb el seu estat (Oberta, Tancada...), la data de creació i el nombre de vots rebuts.
• Reunions passades: a la part inferior trobaràs les reunions ja celebrades.

Al costat de cada votació tens els botons "Resultats" (per veure quines dates han rebut més disponibilitat) i "Gestionar" (per compartir l'enllaç, tancar la votació i crear la reunió).

Pots proposar fins a 20 franges per votació. Si en necessites més, crea una segona votació.

Cap participant necessita crear compte: només els cal l'enllaç.

Quan obrin l'enllaç, els participants veuran el títol i la descripció, podran introduir el seu nom i marcar les dates que els van bé. No cal registre, ni contrasenya, ni correu.

Aquesta secció la pots compartir directament amb els participants si tenen dubtes.

Mentre la votació estigui oberta, pots tornar i modificar les teves respostes. Després de votar, pots clicar "Veure resultats" per consultar quines dates tenen més disponibilitat i una taula amb el vot de cada participant.

Tant el responsable de l'entitat com els participants poden veure els resultats en qualsevol moment.

Els resultats mostren: • Les dates ordenades de més a menys disponibilitat. • La millor opció destacada (o les millors, si hi ha empat). • Una taula on pots veure exactament qui ha votat què.

Com a participant, clica "Veure resultats" des de la pàgina de votació. Com a responsable, clica "Resultats" al tauler.

Quan ja tens prou respostes:

Quan tanques la votació, es crea automàticament una reunió amb la data i hora seleccionades i es prepara una sala de videoconferència. Si alguna cosa falla en crear la sala, veuràs un botó per reintentar sense haver de repetir tot el procés.

La reunió segueix dos passos senzills:

Si la videoconferència no es carrega dins la pàgina, clica "Obrir en una pestanya nova".

Cal que hi hagi almenys una persona dins la reunió per poder iniciar la gravació.

Després d'aturar la gravació, Summa Reu la processa automàticament. La pàgina s'actualitza sola mentre espera. Quan estigui llest, veuràs la transcripció i l'acta a la mateixa pàgina.

La gravació es converteix en text automàticament (transcripció). A partir d'aquí, la intel·ligència artificial genera un esborrany d'acta amb:

• Resum de la reunió.
• Assistents identificats.
• Punts de l'ordre del dia.
• Decisions preses (amb responsable i data límit).
• Tasques assignades (amb responsable, data límit i estat).

L'acta es genera en l'idioma configurat (català o castellà).

Si no has pogut gravar la reunió dins Summa Reu, pots pujar un fitxer d'àudio o vídeo, o enganxar les teves notes, i Summa Reu generarà l'acta igualment.

L'acta generada és un esborrany. Sempre la pots — i convé que la — revisar i ajustar.

Per editar: modifica el text directament a la secció d'acta i clica "Guardar canvis de l'acta".

Per exportar tens dues opcions: • "Descarregar acta (.md)": un fitxer de text amb l'acta completa, que es pot obrir amb qualsevol editor. • "Descarregar ICS": afegeix la reunió al teu calendari (Google Calendar, Outlook, Apple Calendar...).

Si necessites eliminar una reunió passada:

S'eliminaran la reunió, les gravacions, la transcripció, l'acta i tots els fitxers associats. Aquesta acció no es pot desfer. Assegura't d'exportar l'acta abans si la vols conservar.

Només es poden eliminar reunions ja passades, no reunions futures o actives.

Des del menú, accedeix a "Configuració" per:

• Canviar el nom de l'entitat.
• Canviar l'idioma de les actes (català o castellà). Això afecta les futures actes; les ja generades no canvien.
• Canviar la contrasenya.
• Eliminar el compte definitivament (s'eliminaran totes les dades: votacions, reunions, gravacions i actes). Caldrà escriure el nom de l'entitat per confirmar. Aquesta acció és irreversible.