Centro de ayuda

Summa Reu es una herramienta pensada para entidades, asociaciones y equipos que necesitan coordinar reuniones de forma ágil. En un solo lugar puedes:

• Proponer fechas y recoger la disponibilidad de todos.
• Convocar la reunión con la fecha que mejor encaje.
• Grabar la reunión y obtener un acta generada automáticamente con inteligencia artificial.
• Editar, guardar y exportar el acta como documento de texto o añadirla al calendario.

Todo esto sin que los participantes tengan que crear ninguna cuenta. Solo tú, como responsable de la entidad, necesitas acceder con contraseña.

Necesitarás el nombre de tu entidad, un correo electrónico, una contraseña segura (mínimo 8 caracteres) y una tarjeta de pago.

Tus datos de pago se gestionan por una plataforma segura y certificada. Summa Reu no almacena datos de tarjeta en ningún momento.

Si pasas mucho tiempo sin actividad, verás un aviso que te permitirá continuar o volver a entrar. Esto protege tu cuenta.

El panel es la primera pantalla que ves al entrar. Desde aquí lo controlas todo:

• Votaciones activas: verás una lista de todas las votaciones creadas, con su estado (Abierta, Cerrada...), la fecha de creación y el número de votos recibidos.
• Reuniones pasadas: en la parte inferior encontrarás las reuniones ya celebradas.

Junto a cada votación tienes los botones "Resultados" (para ver qué fechas han recibido más disponibilidad) y "Gestionar" (para compartir el enlace, cerrar la votación y crear la reunión).

Puedes proponer hasta 20 franjas por votación. Si necesitas más, crea una segunda votación.

Ningún participante necesita crear cuenta: solo les hace falta el enlace.

Cuando abran el enlace, los participantes verán el título y la descripción, podrán introducir su nombre y marcar las fechas que les van bien. No hace falta registro, ni contraseña, ni correo.

Esta sección la puedes compartir directamente con los participantes si tienen dudas.

Mientras la votación esté abierta, puedes volver y modificar tus respuestas. Después de votar, puedes hacer clic en "Ver resultados" para consultar qué fechas tienen más disponibilidad y una tabla con el voto de cada participante.

Tanto el responsable de la entidad como los participantes pueden ver los resultados en cualquier momento.

Los resultados muestran: • Las fechas ordenadas de más a menos disponibilidad. • La mejor opción destacada (o las mejores, si hay empate). • Una tabla donde puedes ver exactamente quién ha votado qué.

Como participante, haz clic en "Ver resultados" desde la página de votación. Como responsable, haz clic en "Resultados" en el panel.

Cuando ya tengas suficientes respuestas:

Cuando cierras la votación, se crea automáticamente una reunión con la fecha y hora seleccionadas y se prepara una sala de videoconferencia. Si algo falla al crear la sala, verás un botón para reintentar sin tener que repetir todo el proceso.

La reunión sigue dos pasos sencillos:

Si la videoconferencia no se carga dentro de la página, haz clic en "Abrir en una pestaña nueva".

Es necesario que haya al menos una persona dentro de la reunión para poder iniciar la grabación.

Después de detener la grabación, Summa Reu la procesa automáticamente. La página se actualiza sola mientras espera. Cuando esté listo, verás la transcripción y el acta en la misma página.

La grabación se convierte en texto automáticamente (transcripción). A partir de ahí, la inteligencia artificial genera un borrador de acta con:

• Resumen de la reunión.
• Asistentes identificados.
• Puntos del orden del día.
• Decisiones tomadas (con responsable y fecha límite).
• Tareas asignadas (con responsable, fecha límite y estado).

El acta se genera en el idioma configurado (catalán o castellano).

Si no has podido grabar la reunión dentro de Summa Reu, puedes subir un archivo de audio o vídeo, o pegar tus notas, y Summa Reu generará el acta igualmente.

El acta generada es un borrador. Siempre puedes — y conviene que la — revisar y ajustar.

Para editar: modifica el texto directamente en la sección de acta y haz clic en "Guardar cambios del acta".

Para exportar tienes dos opciones: • "Descargar acta (.md)": un archivo de texto con el acta completa, que se puede abrir con cualquier editor. • "Descargar ICS": añade la reunión a tu calendario (Google Calendar, Outlook, Apple Calendar...).

Si necesitas eliminar una reunión pasada:

Se eliminarán la reunión, las grabaciones, la transcripción, el acta y todos los archivos asociados. Esta acción no se puede deshacer. Asegúrate de exportar el acta antes si quieres conservarla.

Solo se pueden eliminar reuniones ya pasadas, no reuniones futuras o activas.

Desde el menú, accede a "Configuración" para:

• Cambiar el nombre de la entidad.
• Cambiar el idioma de las actas (catalán o castellano). Esto afecta a las futuras actas; las ya generadas no cambian.
• Cambiar la contraseña.
• Eliminar la cuenta definitivamente (se eliminarán todos los datos: votaciones, reuniones, grabaciones y actas). Será necesario escribir el nombre de la entidad para confirmar. Esta acción es irreversible.